指揮命令者の理不尽なエピソード『納入仕様書』編

ちょんいえの現在の指揮命令者であるS課長からの理不尽なエピソードを紹介します。
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派遣社員と指揮命令者の関係

一筋縄でいかない海外業者とのやりとり

ちょんいえが現在就業している派遣先では、家電製品を製作しています。
家電製品で使用される部品は、樹脂や板金で90%が構成されていて金型を製作して、その金型を元に成型や打ち抜きという形で部品を製作してしていきます。

金型で製作されるものについては、部品の図面さえあれば製作が可能です。

残りの10%は、購入品と呼ばれるもので金型を使用しないものやある程度のユニットになった部品で、例えば、モーター、センサー、ローラー、ゴム製品など
その部品会社独自の技術があり、その会社でしか製作できないものです。

こういった購入部品は、図面と“納入仕様書”の取り交わしを行います。
納入仕様書とは
・製品がどのような基準、工程で製造され、どのように管理するのか
・仕様を満足するためどのような検査をするのか、測定が必要な場合は詳細な測定方法も明記
・納入形態はどうするのか? など

製造工程や仕様など図面には、書ききれないことを図面とは別に文書で取り交わしを行います。

で、操作部に使用するゴム製のボタンが購入部品なので、S課長より納入仕様書の取り交わしを業者とするように指示がありました。

業者にコンタクトを取ってみるとG社というベトナムの中国資本の会社で、担当者は中国人、日本語は問題なく通じましたが、単なる営業の窓口の方で技術的なことはわからず、技術部門と橋渡しをするだけの人でした。

納入仕様書の作成をお願いし1週間後提出された納入仕様書を確認すると誤字、脱字、記載している内容が不明、ページの入れ替わり、写真が反対向いてたり、枠が切れたり、ページごとの用紙の大きさがA4、LTR、A2とバラバラ
もう突っ込みどころ満載です。

社外に公式な文書を提出するということをあまりやったことの無い会社なのか、社内でのチェックや点検をやらずに間違いがあっても平気で提出してくるようなところでした。

業者とのやりとりは基本メールだけなので、間違いの部分を指摘したり、不明な部分の確認をして修正して返却してもらうのに3日~1週間掛かってしまいます。

日本の会社のように指摘事項をまとめて修正してもらうってことが出来なく、まとめて指摘しても指摘した部分が修正されていなかったり、漏れがあったりで
再度指摘をやり直さなければいけなくなり、余計に時間が掛かり面倒なので、1回の指摘は確実に修正出来る範囲に絞り、修正が確認出来たら次の修正をお願いする形にしました。

また、納入仕様書は1部品につき1仕様書を作成しなければいけなく、類似形状でもう一部品あったため、同じ内容をコピーすれば良いのですが間違った内容のままコピーし作成されると同じ指摘を2回することになるので1部品を完璧に完成させてからコピー作成するようにお願いをしました。

いつもと違う指揮命令者の指示

納入仕様書の取り交わしを始めてから1ヶ月経ちましたが、中々修正が終わらず特に何を根拠にその数値が記載されているか不明な部分を詰めるのに意図が伝わらず
完成までにはもう少し時間が掛かりそうだなと感じていました。

この状況はS課長に報告していたので、取引業者がどんなレベルなのか、時間も掛かることも理解してくれているはずだったのですが、
それから1週間後『早く納入仕様書を発行して下さい』 と言ってくるのです。

ちょんいえ:
「まだ誤字や内容を詰めれていない箇所があり完成していないので発行ができません。」

S課長:
『完成を待っているといつまでたっても発行できない』
『いきなり100%は求めていないので、ある程度で良いので発行することが大事です。』 と…

納入仕様書は図面と一元管理をする必要があり発行してしまうと社内のシステムに登録しなければいけなくて、一度登録するとミスや間違いがあった場合は、変更作業に2、3日かかります。

要は中途半端で良いから登録を行い、後で改定をしろってことです。

普段の図面や書類の提出物はめちゃくちゃ細かいところまで指摘をしてきて(どうでも良いとこまで)100%を求めるのに同じ提出物である納入仕様書は中途半端で良いっておかしいでしょう。
変更という作業は手戻りの作業なので、変更があるとわかっているものを発行しろなんていつもなら”絶対”言わないことです。

腑に落ちない部分があったのですが、この指示には従い、出来としては80%ぐらいの中途半端な状態で発行を行いました。

指揮命令者の指示が変わる

登録はしたものの納入仕様書として完成したわけではないので、改定に向けて引き続き取引業者のG社とやり取りをしていたのですが、改定の文書も作成したことが無いのか

変更した部分には改定符号を付けるとかどこを変更したかわかるように一覧管理表を作成してくれとかそんなところまで教えないといけませんでした。

そんな矢先、購買部門よりこの部品を2社購買にすると連絡がありました。

2社購買とは
購入部品を1社のみで供給をしているとその会社になにかあった場合
(例えば部品会社の設備の故障などで部品の生産ができなくなったり、部品会社自体が倒産したりなど)
部品の供給が止まってしまい生産がSTOPしてしまうリスクがあるので2社から同じ部品を購入し1社がダメになっても、もう1社あるのでリスク回避のために購買の戦略として行います。
後は、2社にすることで部品の適正な価格が把握でき、一方が高すぎるなら見積もり交渉にも使えますからね。

1社でも大変だったのに、しかもまだ、改定を進めている最中で、もう1社とも納入仕様書の取り交わしを行わなければいけなくなりました。

もう1社のL社にコンタクトを取ってみると日本語でメールを送っているのに英語で回答が返って来ます。

どうやら、今度は日本語が通じないというオマケ付きで日本語を理解できる担当者が一人もいない会社で言葉の問題でコミュニケーションが取れず、中々進みません。

L社から提出された納入仕様書は、G社とさほど変わらいレベルのもので、指摘をしようにも図面の注記ぐらいの英語はわかりますが間違っている部分の指摘や内容を詰めるってことを全部英語でやりとりするのは到底無理ですし
英語専門の担当者は社内にいないし、他の正社員もちょんいえと変わらない英語のレベルなので助けてもくれません。

困っていたところ出張でL社に会社訪問し担当者とも顔合わせした方がいて、よくよく確認するとどうやら担当者は台湾系の中国人らしく中国語が通じることがわかり、社内には中国人がいるのでこの人を通じてやり取りを行うことで言葉の問題は無くなりました。

G社の改定内容とL社の新規納入仕様書の内容詰めが終わり後は、図面の変更とシステムに登録するところまできたのですが、S課長が私の席まで来てこんなことを言い出しました。

S課長:
『納入仕様書の取り交わしをやめましょう』

ちょんいえ:
「ファッ!?」

S課長:
『この部品は購入部品ですが、納入仕様書の取り交わし条件を確認すると取り交わしが必須の案件では無かった』

ちょんいえ:
(何を言ってるんだこの人、あなたが納入仕様書の取り交わしをしろと指示したのに!今さら必要ないって...中途半端で良いから登録しろと言った納入仕様書はどうするんだよ!)

「G社は既にシステムに登録してますけど、これどうするんですか?」

一度登録してある納入仕様書を取り消す作業をすること自体大変な作業になってしまいます。

変更はあっても取り消しなんて今までやったこともないですからね。

どうやらG社の納入仕様書を登録したことも忘れていたらしく、結局この部品は最後まで納入仕様書の取り交わしを行うことになりましたが、危うく3カ月近く掛けた仕事が無駄にされるところでした。

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